Une flotte auto représente toutes les solutions de mobilité utilisées par une entreprise pour mener à bien ses activités. Mis à disposition des salariés et des dirigeants, les véhicules doivent être utilisés de façon cohérente pour éviter que la gestion de la flotte auto soit trop onéreuse. Car il est à rappeler que celle-ci représente le troisième poste de dépense en entreprise après l’immobilier et la masse salariale.
Définir le type de véhicules composant la flotte auto avec une car policy
Mettre à disposition des véhicules à ses salariés ne doit jamais se faire à la légère étant donné les dépenses engendrées. Dans les entreprises qui possèdent plus d’une vingtaine de véhicules, il est indispensable de mettre en place une car policy appelée aussi grille d’attribution qui permet d’instaurer une politique automobile cohérente. La car policy rassemble tous les critères destinés à mieux choisir les voitures de fonction : taille, niveau de finition, prix, cylindrée, options, motorisations, etc. Elle comporte certains éléments essentiels tels que le Total Cost Of Ownership (TCO) qui réunit tous les coûts de possession, dont l’entretien, le carburant, l’usure ou encore la revente. Étant donné que les émissions de CO2 tiennent un rôle déterminant sur la fiscalité, elles doivent également être prises en considération. Sur ce point, il faut savoir qu’en fonction des rejets de CO2 des véhicules, l’entreprise peut obtenir un bonus écologique de l’ordre de 200 à 7000 euros pour 20 à 105 g de CO2 émis au kilomètre ou au contraire, être pénalisée par un malus allant de 100 à 6000 euros pour des rejets de gaz carbonique au kilomètre de 136 à 230 g.
Politique d’attribution des véhicules
La flotte pour les entreprises est constituée essentiellement de deux types de véhicules : les véhicules de service et les véhicules de fonction. Les voitures de service sont utilisées strictement à des fins professionnelles. Le salarié ne peut donc pas le conduire en dehors des heures de travail. En général, il est destiné aux commerciaux ou encore aux agents chargés de la livraison. Ainsi, une voiture de service peut être représentée par une citadine, un véhicule utilitaire léger, des deux-roues ou même des vélos.
La voiture de fonction pour sa part est mise à disposition des collaborateurs de façon permanente. Considérée comme un avantage en nature et un outil de fidélisation, elle peut être utilisée dans le cadre de la vie privée et professionnelle. En général, il s’agit de citadine, de berline ou même de SUV.
Au niveau de l’attribution de chaque véhicule, elle peut se faire de façon non nominative ou nominative. Lorsqu’elle n’est pas nominative, plusieurs salariés peuvent utiliser chacun à leur tour la même voiture. Toutefois, l’employeur doit garder une trace écrite sur la période d’utilisation du véhicule par un salarié en tenant un carnet de bord de façon à pouvoir identifier le responsable en cas de sinistres ou d’infractions. Lorsque l’attribution est nominative, seul un salarié peut disposer du véhicule de façon permanente.
Mode de gestion d’une flotte auto
La gestion de la flotte TPE/PME représente le nerf de la guerre pour toutes les entreprises. Celle-ci peut être affectée à une personne en interne ou être prise en charge par un prestataire externe. Si le parc auto est constitué d’un très grand nombre de véhicules, il est beaucoup plus judicieux d’externaliser la gestion, car cela permet de libérer du temps en déchargeant la direction des tâches opérationnelles à un spécialiste extérieur. Cette solution est aussi avantageuse dans la mesure où elle est gage de confort et d’optimisation. Elle permet en même temps de profiter de l’expertise d’un véritable professionnel, car les gestionnaires de flotte possèdent des technologies spécifiques qui optimisent l’ensemble du parc, donc son coût total.
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